Aproape orice organizatie are in compunere lucratori de birou. Tehnologiile, cum sunt procesarea datelor, comunicatiilor si transferul de informatii au facut ca volumul de informatii procesat sa creasca foarte mult. Birourile variaza de la cladiri cu mai multe etaje cu aer conditionat la zone mici care sunt doar o parte a unor depozite, fabrici, spitale sau case. Cu toate ca riscurile din birou nu sunt intotdeauna atat de evidente ca si in cazul unei fabrici, lucratorii din birou se confrunta cu o gama de probleme de sanatate si securitate care pot sa includa un program prelungit si sustinut, manipularea obiectelor grele, iluminat necorespunzator si spatii de lucru nesigure.
Scopul normelor de protectia muncii este sa elimine riscurile de raniri si imbolnaviri cauzate de exercitarea atributiunilor de serviciu. Pentru a gestiona aceste lucruri trebui intai identificate riscurile, apoi acestea trebuie evaluate si la final trebuie emise masuri de control. Un management eficient implica instruirea, consultarea documentarea si activitati preventive care trebuiesc revazute in continuu de catre conducere. Normele de protectia muncii sunt rezultatul unui proces continuu de management al riscurilor deoarece tehnologia se schimba continuu si apar alte optiuni de control al riscurilor. Acest lucru necesita consultarea intre angajati, angajatori si specialistii in astfel de probleme pentru a determina modalitatea de abordare si caile de urmat.
Pentru a identifica riscurile din birou trebuie sa luati in considerare fiecare aspect al activitatii personalului care isi desfasoara activitatea in locatie. In primul rand trebuie luate in considerare riscurile mecanice de genul dulapurilor care au tendinta de a se rasturna atunci cand sunt incarcate sertarele foarte tare. De asemenea, trebuie luate in considerare si riscurile fizice cum sunt reflexiile de la ecrane, componentele fierbinti ale fotocopiatoarelor, scaunele slabite care nu ofera suficient sprijin utilizatorului sau sarcinile care necesita ramanerea intr-o pozitie fixa pentru o perioada mare de timp.
Trebuie stabilite norme de protectia muncii si pentru riscurile chimice cum sunt vaporii din atmosfera, vopseluri, solventi sau de la tonerele de la fotocopiator. Factorii psihologici cum sunt necesitatea de a lucra sub presiune, lipsa satisfactiei locului de munca de la o slujba unde nu sunt recunoscute meritele persoanei in cauza sau un serviciu care include sarcini repetitive si fara variatii.
Pentru a elabora norme de protectia muncii cat mai aproape de realitate, trebuie sa se ia in calcul anumiti factori cum sunt frecventa si durata expunerii la un anumit risc, numarul de persoane care urmeaza sa fie afectate si gradul pana la care se realizeaza actiunea acestora. De asemene, controlarea riscului implica o gama de masuri care poate sa cuprinda eliminarea, inlocuirea, izolarea, sau administrarea riscului respectiv. In functie de metoda de combatere aleasa, vor rezulta niste norme de protectia muncii care sa fie cat mai relevante pentru domeniul de activitate.